Gebrauchte Büromöbel kaufen: Worauf Sie achten sollten

Gebrauchte Büromöbel sind eine gute Wahl, wenn Sie wissen, was hinter der Zustandsangabe steckt, und jedes Stück vor dem Kauf selbst prüfen. Schränke und Tische verzeihen Gebrauchsspuren eher als Bürostühle, deren Mechanik und Polster mit der Zeit nachgeben. Beim Bürodrehstuhl ist die Prüfung am aufwendigsten, bei Schränken am einfachsten.

Gebraucht, Ausstellungsstück, zweite Wahl: die Begriffe

Hinter dem Wort „gebraucht“ stehen im Büromöbelhandel recht unterschiedliche Dinge. Anschauliche Beispiele liefert das Archiv der Aktionen und des Lagerverkaufs von Büroeinrichtungen Ritz: Dort sind frühere Angebote mit Ausstattung und Zustand so erhalten, wie sie damals veröffentlicht wurden. Die Angebote gelten nicht mehr, die Begriffe sind im Handel aber bis heute üblich.

Wie fließend die Grenzen sind, zeigt ein Chefzimmer von Rohde & Grahl im Archiv: Es ist als „2. Wahl“ geführt und zugleich als „absolut neuwertig“ aus der Hersteller-Ausstellung beschrieben (siehe Chefzimmer und Empfangsanlagen im Archiv). Neben der Neumöblierung gehörten bei Büroeinrichtungen Ritz auch 2.-Wahl-Möbel und gut erhaltene Gebrauchtmöbel zum Angebot (siehe Philosophie und Partner der Firma), daher stehen im Archiv alle Zustandsstufen nebeneinander.

Was sich gut gebraucht kaufen lässt

Als Faustregel gilt: Je weniger Technik ein Möbel enthält und je weniger es den Körper tragen muss, desto geringer ist das Risiko. Bei Schränken und Tischen zeigt sich Abnutzung an der Oberfläche, wo Sie sie sehen können. Bei einem Stuhl steckt sie in Mechanik und Polster.

• Schränke und Regale sind die dankbarste Gruppe. Korpus und Fachböden halten lange, Schlösser und Jalousien lassen sich vor Ort testen. Im Archiv tauchen vor allem Sideboards und Hängeregistraturschränke von Febrü als zweite Wahl auf (siehe Schränke und Sideboards im Archiv).
• Tische mit festem Gestell sind robust. Mit einer Höhenverstellung per Kurbel, Gasfeder oder Elektromotor kommt Technik hinzu, die Sie prüfen müssen.
• Empfangstheken werden meist für einen bestimmten Eingang geplant. Ein gebrauchtes Exemplar kommt nur infrage, wenn sein „Maß über alles“ in Ihren Grundriss passt und die Kabelauslässe auf der richtigen Seite liegen.
• Ein Bürodrehstuhl ist das anspruchsvollste Gebrauchtmöbel. Er war auf einen anderen Menschen eingestellt, und Polster wie Mechanik haben dessen Bewegungen lange mitgemacht. Kaufen Sie ihn nur nach Probesitzen und gründlicher Prüfung. Besucherstühle ohne Mechanik, etwa stapelbare Stühle oder Freischwinger, sind unkomplizierter.

Stühle: Mechanik, Polster und Einstellbereiche prüfen

Bei einem gebrauchten Stuhl geht es vor allem um Verschleiß, und der zeigt sich an Gasfeder, Mechanik, Polster, Fußkreuz und Rollen. Welche Ausstattung ein Stuhl überhaupt haben sollte, erklärt der Ratgeber zu den Funktionen eines ergonomischen Bürostuhls.

1. Fahren Sie den Sitz ganz hoch und bleiben Sie eine Weile sitzen. Sinkt er ab, ist die Gasfeder verschlissen; den Tausch sollte ein Fachbetrieb übernehmen.
2. Verstellen Sie den Gegendruck der Synchronmechanik von weich bis fest und lehnen Sie sich jeweils zurück. Spüren Sie keinen Unterschied oder knackt es, deutet das auf Verschleiß der Mechanik. Sitzneigung, Schiebesitz, Rückenlehne und Lumbalstütze müssen in jeder Stellung einrasten und halten. Wackeln die Armlehnen oder sind die Auflagen eingerissen, fragen Sie nach Ersatzteilen.
3. Drücken Sie mit der Hand fest in die Sitzfläche. Spüren Sie eine Mulde, ist der Schaum ermüdet. Am Stoffbezug achten Sie auf Knötchen und offene Nähte, bei Leder auf Risse.
4. Haarrisse im Fußkreuz sind ein Ausschlussgrund.
5. Die Rollen müssen zum Boden passen: harte für Teppich, weiche für Hartböden.

Wie Sie den Stuhl nach dem Kauf auf seinen neuen Nutzer einstellen, zeigt die Anleitung Bürostuhl Schritt für Schritt einstellen.

Auch Musterstühle sind selten unbenutzt. Bei Büroeinrichtungen Ritz etwa blieben sie längere Zeit beim Kunden, der sie dort auf Sitzkomfort und Ergonomie testen konnte (siehe Beratung und Musterstühle bei Büroeinrichtungen Ritz). Unter den Bürodrehstühlen im Archiv ist ein Duo-Back-Stuhl von Grahl ausdrücklich mit dem Zustand „Muster- und Ausstellungsstühle“ geführt. Ein solcher Stuhl kann in mehreren Büros gestanden haben und verdient dieselbe Prüfung.

Einen Anhaltspunkt bietet DIN EN 1335-1: Sie beschreibt die Maße von Büro-Arbeitsstühlen und deren Bestimmung. Fragen Sie nach Hersteller und Modell, besorgen Sie sich das Datenblatt und messen Sie nach, ob der Stuhl die angegebenen Bereiche noch erreicht und zur Körpergröße seines künftigen Nutzers passt.

Tische und Schränke: Standsicherheit, Schlösser, Oberflächen

Tische

Rütteln Sie an einer Plattenecke, bei höhenverstellbaren Tischen auch in der höchsten Stellung. Lose Verbindungen und fehlende Gleiter lassen sich beheben, ein verzogenes Gestell nicht. Elektrische Tische fahren Sie einmal über den ganzen Verstellbereich laut Datenblatt; die Säulen sollten gleichmäßig laufen und ohne Ruck stoppen.

Den Maßstab für Arbeitstische setzt DIN EN 527-1. Sie regelt die Maße von Büro-Arbeitstischen zum Sitzen, für den Wechsel zwischen Sitzen und Stehen und zum Stehen und geht von Körpergrößen zwischen 1493 und 1913 mm aus. Schränke, Regale und Empfangstische nimmt sie ausdrücklich aus. Für besonders große oder kleine Mitarbeiter ist ein höhenverstellbarer Tisch meist die bessere Wahl als einer mit fester Höhe.

Schränke und Container

• Schiebetüren laufen leicht, Flügeltüren hängen gerade, und Jalousien lassen sich ohne Haken öffnen und schließen.
• Jedes Schloss schließt, und für jedes gibt es einen Schlüssel. Notieren Sie die Schlüsselnummer, damit Sie beim Hersteller nach Ersatz fragen können.
• Auszüge lassen sich auch beladen voll ausziehen. Eine Auszugssperre, falls vorhanden, muss greifen: Sie verhindert, dass mehrere Auszüge zugleich offen stehen und der Container kippt.
• Fachböden und Bodenträger sind vollständig.
• Sockel oder Gleiter lassen sich ausrichten, und hohe Schränke werden an der Wand gegen Kippen gesichert.

Für die Sicherheit von Büro-Arbeitstischen, Büroschränken und aufrüstbaren Raumgliederungselementen gibt es in Deutschland eine eigene Prüfgrundlage, den DGUV Grundsatz 315-410. Fragen Sie den Verkäufer, ob für die Serie Prüfunterlagen vorliegen.

Oberflächen

Melaminbeschichtete Platten sind robust, abgeplatzte Kanten lassen sich aber kaum unsichtbar ausbessern. Echtholzfurnier verändert unter Licht seinen Farbton. Vergleichen Sie bei Ausstellungsstücken die offene Fläche mit Stellen, die lange abgedeckt waren: Ist der Unterschied deutlich, passen später hinzugekaufte Teile nicht zum Bestand. Glaskanten prüfen Sie auf kleine Ausbrüche.

Passende Serien und Maße zusammenstellen

Soll aus mehreren gebrauchten Teilen ein stimmiges Büro werden, kommen weitere Prüfungen hinzu:

• Im Archiv sind etwa Besucherstühle ausdrücklich als „Einzelstücke aus der Ausstellung“ geführt. Solche Stücke lassen sich nicht nachkaufen. Brauchen Sie mehrere gleiche Arbeitsplätze, klären Sie vorher, ob genügend identische Teile vorhanden sind.
• Gleich benannte Dekore wie „Buche hell Dekor“ passen über Hersteller und Produktionszeiten hinweg nicht zwingend zusammen. Vergleichen Sie Muster bei Tageslicht.
• Der Certo Lift ist unter den Schreib- und Konferenztischen im Archiv als „Freiformtisch 1 links“ geführt, seine Form war also auf eine Seite festgelegt. Prüfen Sie im Grundriss, ob diese Richtung zu Fenster und Tür passt.
• Ein Rollcontainer muss unter die Platte passen, bei höhenverstellbaren Tischen steht er besser daneben. Schränke gleicher Ordnerhöhe ergeben eine durchgehende Oberkante.
• Messen Sie Türen, Treppenhaus und Aufzug, bevor Sie Schrankwände oder Thekenanlagen kaufen.

Legen Sie vor dem Kauf einen Stellplan mit allen Maßen an. Wie das aus einem Grundriss gelingt, beschreibt der Ratgeber Büroumzug planen mit Stellplan und Montage. Welche Möbelgruppen zu einer vollständigen Einrichtung gehören, zeigt die Übersicht der Produktbereiche.

Lieferung, Montage und Zustandsbeschreibung klären

Vereinbaren Sie schriftlich, in welchem Zustand das Möbel übergeben wird: mit der Angabe aus dem Angebot, den bekannten Mängeln samt Fotos und einer Liste der mitgelieferten Teile. Dazu zählen Schlüssel, Fachböden samt Bodenträgern, Verbindungsbeschläge und Kabelkanäle, bei elektrischen Tischen auch Handschalter und Netzkabel, außerdem die Montageanleitung oder zumindest die Serienbezeichnung.

Klären Sie außerdem, wer abbaut, transportiert und aufbaut. Große Möbel werden beim Vorbesitzer zerlegt, und den Wiederaufbau erledigen am besten Monteure, die die Serie kennen. Bei Büroeinrichtungen Ritz erhielt das Montageteam dafür Weiterbildungen direkt von den Herstellern. Fragen Sie auch beim Gebrauchtkauf, wer Montage und Einstellung übernimmt.

Klären Sie schon vor dem Kauf schriftlich, welche Gewährleistung oder Garantie gilt. Bei der Übergabe vergleichen Sie dann jedes Teil mit der Beschreibung und halten neue Schäden auf dem Lieferschein fest.

Wann Neuware die bessere Wahl ist

Neue Möbel sind die bessere Wahl, wenn

• Sie viele gleiche Arbeitsplätze einrichten und später nachkaufen wollen,
• ein Mitarbeiter besondere Anforderungen an seinen Stuhl hat, etwa nach einer Operation, und eine mit dem Hersteller konfigurierte Sonderlösung braucht,
• ein Corporate Design oder ein schwieriger Grundriss Maßanfertigungen verlangt,
• Hersteller und Modell unbekannt sind und sich Einstellbereiche und Mechanik deshalb nicht einordnen lassen.

Oft ist eine Mischung sinnvoll: Schränke und Besprechungstisch aus zweiter Hand, dazu neue Bürodrehstühle, die auf jeden Nutzer eingestellt werden. Wie daraus ein ergonomischer Arbeitsplatz wird, zeigt der Leitfaden für ergonomische Büroarbeitsplätze. Die übrigen Themen, vom Besprechungsraum bis zur Büroakustik, sammelt der Ratgeber-Überblick.

Quellen und Regelwerke

• DIN EN 1335-1, Ausgabe 2023-07: „Büromöbel – Büro-Arbeitsstuhl – Teil 1: Maße – Bestimmung der Maße“
• DIN EN 527-1, Ausgabe 2011-08: „Büromöbel – Büro-Arbeitstische – Teil 1: Maße“; Deutsche Fassung EN 527-1:2011
• DGUV Grundsatz 315-410: „Sicherheitsanforderungen an Büro-Arbeitstische, Büroschränke und aufrüstbare Raumgliederungselemente in Deutschland“
• Archiv der Aktionen und des Lagerverkaufs von Büroeinrichtungen Ritz auf dieser Website: Zustandsangaben und Ausstattung der Beispiele (historisch, nicht mehr gültig)