Büroarbeitsplatz ergonomisch einrichten: Der Leitfaden

Ergonomisch eingerichtet ist ein Büroarbeitsplatz, wenn Stuhl, Tisch und Bildschirm auf die Person abgestimmt sind, die dort arbeitet: Eingestellt wird zuerst der Stuhl, dann die Tischhöhe, zuletzt Bildschirm und Eingabegeräte. Ebenso wichtig sind blendfreies Licht, genug freie Fläche am Platz und ein Arbeitstag, der das Sitzen regelmäßig unterbricht. Die verbindlichen Grundsätze stehen in der Arbeitsstättenverordnung, praktische Hilfe bei der Umsetzung bietet die DGUV Information 215-410.

Was „ergonomisch“ im Büro bedeutet und wer die Regeln setzt

Ergonomie heißt im Büro: Die Einrichtung richtet sich nach dem Menschen, damit sich der Körper nicht verbiegen muss. Ein Stuhl mit vielen Hebeln ist deshalb noch kein ergonomischer Arbeitsplatz. Er wird es erst, wenn er auf Körpergröße und Gewicht seines Nutzers eingestellt ist, wenn der Tisch dazu passt und der Bildschirm so steht, dass Kopf und Schultern entspannt bleiben. Das Etikett „ergonomisch“ auf einem Produkt sagt über diese Passung wenig aus. Entscheidend ist, ob sich ein Möbel auf die Menschen einstellen lässt, die es tatsächlich benutzen.

Den rechtlichen Rahmen setzt die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). Sie richtet sich an Arbeitgeber und behandelt in ihrem Anhang unter Nr. 6 die Bildschirmarbeitsplätze. Dort steht unter anderem, dass auf diese Plätze die Grundsätze der Ergonomie anzuwenden sind. Außerdem sieht die Verordnung vor, dass die Arbeit am Bildschirm regelmäßig unterbrochen wird. Was sie zum Bildschirm selbst sagt, steht im Abschnitt über Blendung und Reflexionen.

Wie sich diese Grundsätze im Alltag umsetzen lassen, beschreibt die DGUV Information 215-410, der Leitfaden der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung für Bildschirm- und Büroarbeitsplätze. Er bündelt sicherheitstechnische, arbeitsmedizinische, ergonomische und arbeitspsychologische Anforderungen und versteht sich als Handlungsanleitung zur Arbeitsstättenverordnung. Für die Flächen im Raum ist die Technische Regel für Arbeitsstätten ASR A1.2 „Raumabmessungen und Bewegungsflächen“ maßgeblich. Normen wie DIN EN 1335-1 für Büro-Arbeitsstühle und DIN EN 527-1 für Büro-Arbeitstische beschreiben dagegen das Möbel selbst, genauer gesagt seine Maße.

Verordnung und Technische Regeln legen also fest, was am Arbeitsplatz erreicht werden muss, die Normen helfen beim Vergleich der Möbel. Ob ein Arbeitsplatz funktioniert, zeigt sich aber erst, wenn die Person daran sitzt, die dort jeden Tag arbeitet. Die Richtwerte zu Blickhöhe, Sehabstand, Sitztiefe und Armhaltung in diesem Leitfaden sind gängige Praxisregeln und stammen nicht aus den genannten Regelwerken.

Der Bildschirmarbeitsplatz im Überblick: Stuhl, Tisch, Bildschirm, Eingabegeräte

Die Teile eines Bildschirmarbeitsplatzes hängen voneinander ab: Die Sitzhöhe richtet sich nach der Länge der Unterschenkel, die Tischhöhe nach der Sitzhöhe und der Haltung der Arme, die Position des Bildschirms nach Augenhöhe und Sitzabstand. Wer eines davon verändert, muss alles Folgende nachjustieren.

Bevor Möbel ausgewählt werden, lohnt ein Blick auf die Arbeit selbst. Die Arbeitsplatzseite von Büroeinrichtungen Ritz listete dafür Fragen auf, die bis heute taugen: Für welchen Einsatzbereich wird der Platz gebraucht? Sollen es Einzel- oder Gruppenarbeitsplätze werden? Welche Elektrifizierung ist sinnvoll, welches Fußgestell passt? Wer diese Fragen zur Wahl des Arbeitsplatzes vorab klärt, kauft seltener Tische, die später nicht zur Arbeit passen.

Einen Sonderfall bildet das Notebook. Bildschirm und Tastatur sind fest miteinander verbunden, also lässt sich immer nur eines von beiden gut positionieren: Steht der Bildschirm hoch genug, liegt die Tastatur zu hoch. Liegt die Tastatur richtig, schauen Sie steil nach unten. Für die tägliche Arbeit am Schreibtisch gehören deshalb eine separate Tastatur und eine Maus dazu, außerdem ein externer Bildschirm oder ein Ständer, der das Gerät auf Augenhöhe bringt.

Stuhl und Sitzhaltung: dynamisch sitzen statt stillsitzen

Die eine richtige Sitzhaltung gibt es nicht. Wer stundenlang in derselben Position verharrt, und sei sie noch so aufrecht, belastet Rücken und Muskulatur einseitig. Ein guter Bürostuhl lässt deshalb Haltungswechsel zu und stützt den Körper in jeder Lage, ob Sie sich beim Schreiben nach vorn neigen oder beim Telefonieren zurücklehnen.

Die wichtigsten Funktionen dafür sind eine mitgehende Rückenlehne mit Synchronmechanik oder Permanentkontakt, eine verstellbare Sitztiefe, eine Lendenstütze in passender Höhe und Armlehnen, die sich nah an den Körper bringen lassen. Die Stuhlseite von Büroeinrichtungen Ritz erklärte diese Schlagworte zur Stuhlergonomie knapp, und im Archiv der Bürodrehstühle sind Modelle mit solchen Ausstattungen beschrieben. Was die einzelnen Funktionen leisten und wie Sie die Passform beim Probesitzen über mehrere Arbeitstage prüfen, erklärt der Ratgeber zum ergonomischen Bürostuhl.

Der Gegendruck entscheidet

Bei Stühlen mit Synchronmechanik wird im Alltag leicht der Gegendruck der Rückenlehne vergessen, der zum Körpergewicht passen muss. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einstellen des Bürostuhls erklärt die feste Reihenfolge (Sitzhöhe, Sitztiefe, Rückenlehne mit Lendenstütze, Gegendruck, Armlehnen) mit Prüfgriffen und typischen Fehlern.

Tisch, Beinraum und Arbeitsfläche

Die passende Tischhöhe ergibt sich aus dem eingestellten Stuhl. Sitzen Sie mit locker hängenden Schultern, sollten die Unterarme etwa waagerecht auf der Tischplatte liegen. Müssen Sie die Schultern hochziehen, um die Platte zu erreichen, ist der Tisch zu hoch. Sinkt der Oberkörper nach vorn, ist er zu niedrig.

Bei einem Tisch mit fester Höhe bleibt für kleinere Menschen nur ein Ausweg: Der Stuhl wird so weit hochgestellt, bis die Arme passen, und eine Fußstütze gleicht den fehlenden Bodenkontakt aus. Das funktioniert, bleibt aber ein Kompromiss. Viele Schreibtische lassen sich zumindest über das Gestell in der Höhe anpassen, oft nur mit Werkzeug und in einem kleinen Bereich. Häufig wird diese Anpassung bei der Montage vorgenommen und danach vergessen, auch wenn längst jemand anderes am Platz sitzt.

Was DIN EN 527-1 festlegt

Mit den Maßen von Büro-Arbeitstischen befasst sich DIN EN 527-1. Die Norm unterscheidet Tische für das Arbeiten im Sitzen, für den Wechsel zwischen Sitzen und Stehen und für das Arbeiten im Stehen. Ihren Maßen legt sie Körpergrößen von 1493 mm bis 1913 mm zugrunde. Ausdrücklich nicht erfasst sind Schränke, Regale und Empfangstische; für eine Empfangstheke taugt die Schreibtischnorm also nicht als Maßstab. Für die Planung heißt das: Je weiter die Körpergrößen in einem Team auseinanderliegen, desto weniger passt eine einzige feste Tischhöhe für alle.

Höhenverstellbare Tische lösen dieses Problem grundsätzlich. Ein Beispiel aus dem Archiv der Schreibtische ist der Febrü-Schreibtisch Certo Lift, der sich elektromotorisch von 720 mm bis 1160 mm verstellen ließ.

Beinraum

Unter der Tischplatte brauchen Knie und Füße Platz, auch wenn Sie die Beine ausstrecken oder mit dem Stuhl nah an die Kante rollen. Typische Hindernisse sind ein Rollcontainer, der mittig unter dem Tisch steht, ein Rechner auf dem Boden, Kabelbündel und Querstreben des Gestells. Das Fußgestell entscheidet mit darüber, wie frei die Beine sind. Container stehen besser seitlich, Kabel laufen in einem Kabelkanal unter der Platte und kommen über Kabelauslässe nach oben. Bei der Febrü-Schreibtischanlage Quadro, die im Archiv als Ausstellungsstück geführt ist, gehörten Kabelkanal, Kabelauslassdosen und eine Fußraumblende aus Stahl zur Ausstattung.

Arbeitsfläche, Tastatur und Maus

Die Arbeitsfläche muss tief genug sein, damit der Bildschirm in passendem Abstand stehen kann und vor der Tastatur noch Platz für die Handballen bleibt. In der Breite braucht sie Raum für Unterlagen neben der Tastatur. Fehlt er, landet das Papier zwischen Tastatur und Körper, und die Tastatur wandert immer weiter nach hinten. Die Tastatur gehört direkt vor den Körper und mittig vor den Bildschirm, die Maus unmittelbar daneben, damit der Oberarm nah am Körper bleibt.

Ob die Platte furniert oder mit Melamin beschichtet sein soll, stand schon auf der Arbeitsplatzseite unter den Fragen vor dem Kauf. Für die Augen zählt vor allem, dass die Oberfläche matt ist. Helle, matte Dekore oder Furniere eignen sich gut, Hochglanz und dunkles Glas spiegeln dagegen Leuchten und Fenster.

Bildschirm, Blendung und Reflexionen

Der Bildschirm bestimmt die Haltung von Kopf und Nacken. Steht er zu hoch, legen Sie den Kopf in den Nacken. Steht er seitlich, ist der Oberkörper stundenlang in dieselbe Richtung gedreht. Die Arbeitsstättenverordnung nennt in Anhang Nr. 6 unter anderem frei dreh- und neigbare, reflexionsarme Bildschirme. Damit lassen sie sich an Person und Licht anpassen, vorausgesetzt, jemand nimmt sich die Zeit dafür.

Höhe und Abstand

Eine gängige Faustregel lautet: Die oberste Textzeile liegt etwa auf Augenhöhe oder etwas darunter, der Blick geht leicht nach unten. Der Abstand passt, wenn Sie den Text lesen können, ohne sich vorzubeugen; eine Armlänge ist ein üblicher Ausgangspunkt, große Bildschirme rücken entsprechend weiter weg. Für Gleitsichtbrillen gilt eine eigene Faustregel: Der Bildschirm steht tiefer, weil der Nahbereich der Gläser unten liegt. Sonst kippt der Kopf nach hinten, damit der Text scharf wird. Bei mehreren Bildschirmen steht der am meisten genutzte direkt vor Ihnen, die übrigen daneben.

Fenster, Leuchten und Spiegelungen

Am besten steht der Bildschirm so, dass Ihr Blick parallel zur Fensterfront verläuft. Mit Blick zum Fenster blendet das Tageslicht, mit dem Rücken zum Fenster spiegelt es sich auf dem Bildschirm. Deckenleuchten sollten seitlich vom Platz hängen, nicht direkt hinter dem Kopf. Gegen tief stehende Sonne helfen verstellbare Jalousien oder Lamellen, die Licht hereinlassen, ohne zu blenden.

Ein einfacher Test zeigt, ob ein Platz reflexionsarm ist. Schalten Sie den Bildschirm aus und schauen Sie aus Ihrer normalen Sitzposition auf die dunkle Fläche. Alles, was sich dort spiegelt, etwa eine Leuchte oder das Fenster, stört auch beim Arbeiten, nur weniger bewusst. Oft genügt es dann, den Bildschirm leicht zu drehen oder zu neigen.

Für die Arbeit mit Papier reicht die Deckenbeleuchtung nicht immer aus. Eine zusätzliche Arbeitsplatzleuchte steht dann auf der Seite gegenüber der Schreibhand, bei Rechtshändern also links, damit die Hand keinen Schatten auf das Blatt wirft. Richten Sie den Leuchtenkopf so aus, dass Sie nicht direkt in das Leuchtmittel blicken und auf dem Bildschirm kein heller Fleck entsteht. Auch hier hilft der Test mit dem ausgeschalteten Bildschirm.

Platz und Bewegungsfläche am Arbeitsplatz

Ein ergonomischer Stuhl nützt wenig, wenn hinter ihm kein Platz ist. Die ASR A1.2 konkretisiert die Arbeitsstättenverordnung für die Flächen im Raum. Danach muss die Grundfläche eines Arbeitsraums mindestens 8 m² für den ersten Arbeitsplatz betragen, für jeden weiteren kommen mindestens 6 m² hinzu. Am Arbeitsplatz selbst muss eine freie Bewegungsfläche von mindestens 1,5 m² bleiben.

Beides sind Untergrenzen. Ob Möbel, Wege und Bewegungsflächen tatsächlich nebeneinander Platz finden, zeigt erst ein maßstäblicher Stellplan.

Bewegungsfläche freihalten

Die Bewegungsfläche ist der Bereich, in dem Sie mit dem Stuhl zurückrollen und aufstehen. Im Alltag wird sie oft schleichend zugestellt, etwa von einem zusätzlichen Container oder vom Karton mit Unterlagen, der nur kurz dort stehen sollte. Prüfen Sie außerdem, ob sich Schranktüren und Auszüge öffnen lassen, während jemand am Platz sitzt. Stoßen Tür und Stuhl zusammen, steht der Schrank an der falschen Stelle oder hat die falsche Bauart. Schiebetüren- und Jalousieschränke brauchen vor der Front keinen Schwenkbereich und passen deshalb auch dorthin, wo es eng wird.

In Mehrpersonenbüros ist Lärm neben der Enge ein weiterer Störfaktor. Die Schrankseite von Büroeinrichtungen Ritz nannte dafür als Nutzungsvariante, Schränke wie Trennwände aufzustellen, um die Geräuschkulisse zu dämpfen. Wie weit Möbel dabei helfen und wann bauliche Maßnahmen nötig werden, erklärt der Ratgeber Büroakustik mit Möbeln und Stellwänden verbessern.

Erst planen, dann stellen

Am zuverlässigsten zeigt ein Plan, ob alles passt, bevor die Möbel geliefert werden. Büroeinrichtungen Ritz erstellte dafür 2D-Planungen auf Basis von Grundrisszeichnungen oder nach Aufmaß. Im Projektgeschäft kamen in Zusammenarbeit mit den Herstellern 3D-Planungen hinzu und auf Wunsch ein Musterarbeitsplatz (mehr dazu unter Beratung, 2D- und 3D-Planung und Musterarbeitsplatz). Der Gedanke dahinter gilt unabhängig vom Anbieter: Ein vollständig eingerichteter Probeplatz deckt Fehler auf, die im Katalog niemand bemerkt.

Besonders lohnt sich diese Planung bei einem Umzug, denn dann werden ohnehin alle Möbel bewegt. Wie Sie Bestandsaufnahme, Stellplan und Montage aufeinander abstimmen, beschreibt der Ratgeber zum Büroumzug.

Wechsel von Sitzen, Stehen und Bewegen im Arbeitsalltag

Selbst der beste Stuhl ersetzt keine Bewegung. Anhang Nr. 6 der Arbeitsstättenverordnung sieht vor, dass die Arbeit am Bildschirm regelmäßig unterbrochen wird; das ist vor allem eine Frage der Arbeitsorganisation, denn Möbel allein reichen dafür nicht.

Im Alltag hilft es, Anlässe zum Aufstehen fest einzuplanen, statt sich auf gute Vorsätze zu verlassen. Telefonate lassen sich im Stehen führen. Drucker und Ablage müssen nicht direkt am Platz stehen, der Weg dorthin ist gewollt. Kurze Abstimmungen funktionieren an einem Stehtisch oder in einem eigenen Raum. Wo Besprechungen zum Alltag gehören, lohnt sich ein gut ausgestatteter Raum; wie Sie einen Besprechungsraum einrichten, zeigt ein eigener Ratgeber.

Sitz-Steh-Tisch: Wechsel statt Dauerstehen

Ein Sitz-Steh-Tisch vergrößert den Spielraum, und DIN EN 527-1 sieht Tische für den Wechsel zwischen Sitzen und Stehen ausdrücklich vor. Bewährt hat sich, die Haltung an die Tätigkeit zu koppeln, etwa im Stehen zu lesen und im Sitzen konzentriert zu schreiben. Worauf es bei Verstellbereich, Antrieb und Kabelführung ankommt und wie der Wechsel im Alltag gelingt, erklärt der Ratgeber zum höhenverstellbaren Schreibtisch.

Bewegung im Sitzen

Auch im Sitzen bleibt Bewegung möglich: Eine frei schwingende Rückenlehne lädt zum Haltungswechsel ein, eine bewegliche Sitzfläche ebenso. Hilfreich ist außerdem eine kurze Einweisung, wenn neue Möbel kommen oder jemand den Platz wechselt. Beim Desk-Sharing, wenn sich mehrere Personen einen Tisch teilen, gehört das Einstellen von Stuhl und Tisch zum Ankommen wie das Hochfahren des Rechners.

Checkliste: Arbeitsplatz in wenigen Minuten prüfen

Die Liste taugt auch für einen Rundgang durch das Büro. Prüfen Sie im Sitzen, in Ihrer normalen Arbeitshaltung:

• Die Füße stehen flach auf dem Boden, die Oberschenkel liegen etwa waagerecht.
• Zwischen Kniekehle und Sitzvorderkante bleibt etwa eine Faust breit Platz.
• Die Rückenlehne ist nicht festgestellt und folgt beim Zurücklehnen, ohne Sie nach vorn zu schieben.
• Die Wölbung der Lehne stützt den unteren Rücken in Höhe der Taille.
• Die Armlehnen liegen etwa auf Tischhöhe und lassen den Stuhl nah genug an den Tisch.
• Die Unterarme liegen etwa waagerecht auf der Tischplatte, die Schultern sind locker.
• Der Beinraum ist frei, auch von Kabeln und Kartons; Container stehen seitlich.
• Der Bildschirm steht direkt vor Ihnen, die oberste Textzeile liegt etwa auf Augenhöhe oder darunter, und Sie lesen den Text, ohne sich vorzubeugen.
• Ihr Blick verläuft parallel zum Fenster, auf dem ausgeschalteten Bildschirm spiegelt sich weder Leuchte noch Fenster.
• Vor der Tastatur ist Platz für die Handballen, die Maus liegt direkt daneben.
• Hinter dem Stuhl können Sie zurückrollen und aufstehen, Schranktüren und Auszüge lassen sich öffnen, ohne anzustoßen.
• Im Tagesablauf gibt es feste Anlässe, aufzustehen und den Platz zu verlassen.

Fallen mehrere Punkte durch, gehen Sie am besten in der Reihenfolge dieses Leitfadens vor und beginnen beim Stuhl. Erst wenn die Einstellmöglichkeiten ausgereizt sind, stellt sich die Frage nach neuen Möbeln. Dann kommen auch gebrauchte Stühle und Ausstellungsstücke infrage, sofern Sie Mechanik, Polster und Einstellbereiche vor dem Kauf prüfen; worauf es dabei ankommt, zeigt der Ratgeber zu gebrauchten Büromöbeln und Ausstellungsstücken.

Quellen und Regelwerke

• Verordnung über Arbeitsstätten (Arbeitsstättenverordnung – ArbStättV), Anhang, Nr. 6 Bildschirmarbeitsplätze, geltende Fassung
• Technische Regel für Arbeitsstätten ASR A1.2 „Raumabmessungen und Bewegungsflächen“, Fassung vom 15.08.2013, zuletzt geändert am 01.03.2022
• DGUV Information 215-410 „Bildschirm- und Büroarbeitsplätze – Leitfaden für die Gestaltung“, Ausgabe Juli 2019
• DIN EN 527-1 „Büromöbel – Büro-Arbeitstische – Teil 1: Maße“, Deutsche Fassung EN 527-1:2011, Ausgabe 2011-08
• DIN EN 1335-1 „Büromöbel – Büro-Arbeitsstuhl – Teil 1: Maße – Bestimmung der Maße“, Ausgabe 2023-07 (EN 1335-1:2020+A1:2022)
• Büroeinrichtungen Ritz, restaurierte Seiten „Arbeitsplätze“, „Bürostühle“, „Schränke“ und „Leistungen“ sowie das Archiv „Aktionen & Lagerverkauf“