Büroumzug planen: Bestand, Stellplan, Montage und Zeitplan

Einen Büroumzug planen Sie am zuverlässigsten rückwärts: Sie legen fest, an welchem Tag die Arbeitsplätze am neuen Standort funktionieren müssen, und leiten daraus Montage, Transport, Demontage und Bestellungen ab. Grundlage sind eine vollständige Bestandsaufnahme der Möbel und ein Stellplan, der jedem Teil einen Platz im neuen Grundriss zuweist.

Umzug und Neuausstattung: Was bleibt, was kommt neu?

Jedes Möbel, das mitzieht, muss abgebaut, verpackt, transportiert und wieder aufgebaut werden. Entscheiden Sie deshalb für jedes Stück einzeln, ob Sie es mitnehmen, ersetzen oder abgeben. Diese Fragen helfen dabei:

• Passt das Möbel in den neuen Grundriss? Schrankwände, Empfangstheken und Chefzimmer-Kombinationen wurden oft für einen bestimmten Raum geplant.
• Erfüllt es seinen Zweck noch? Ein Bürostuhl, dessen Mechanik nicht mehr greift, oder ein Tisch mit fester Höhe für jemanden, der im Wechsel sitzen und stehen möchte, sind Kandidaten für den Austausch.
• Ändert sich die Nutzung? Kommt ein Besprechungsraum hinzu, helfen die Hinweise zu Tischformen und Bestuhlung im Besprechungsraum.
• Wo entstehen Lücken? Fehlende Schränke oder ein zusätzlicher Konferenztisch lassen sich auch mit gebrauchten Möbeln oder Ausstellungsstücken ergänzen, wenn Dekor und Maße passen. Worauf es dabei ankommt, erklärt der Ratgeber gebrauchte Büromöbel richtig prüfen.

Bei neuen Möbeln kann die Lieferzeit zum Engpass des ganzen Umzugs werden. Treffen Sie diese Entscheidungen deshalb ganz am Anfang.

Bestandsaufnahme der Möbel und Arbeitsplätze

Gehen Sie Raum für Raum vor und erfassen Sie jedes Möbel in einer Liste. Für die meisten Büros reichen diese Spalten:

Sortieren Sie vor dem Umzug auch Akten aus, denn was nicht mitzieht, braucht keinen Schrank. Den verbleibenden Bedarf ermitteln Sie in Ordnerhöhen und wählen dazu passende Schranktypen, vom Jalousieschrank bis zum Sideboard (siehe Schränke und Stauraum im Überblick).

Stellplan aus dem Grundriss (2D/3D)

Der Stellplan zeigt für jedes Möbel aus der Bestandsliste, wo es im neuen Büro steht, und für jeden Mitarbeiter, an welchem Platz er arbeitet. Ausgangspunkt ist die Grundrisszeichnung der neuen Räume. Fehlt sie oder ist sie nicht maßhaltig, hilft nur ein Aufmaß vor Ort. Auch die Maße einer vorhandenen Zeichnung sollten Sie stichprobenartig nachprüfen, denn Raumtiefen, Fensterachsen und Stützen können abweichen. In den Plan gehören neben den Wänden:

• Fenster und Heizkörper, weil sie bestimmen, wo Schränke Platz finden und wie Bildschirme zum Licht ausgerichtet werden,
• Türen mit ihrem Schwenkbereich,
• Steckdosen, Netzwerkdosen und Bodentanks,
• Stützen, Fluchtwege und Flächen, die frei bleiben müssen.

Geben Sie jedem Möbel im Plan einen Code aus Zielraum und Platz; derselbe Code kommt später auf das Etikett am Möbel.

Ein 2D-Plan zeigt, ob alles passt. Ein 3D-Plan lohnt sich, wenn es auf den Eindruck ankommt, etwa am Empfang oder im Chefzimmer. Büroeinrichtungen Ritz bot beide Planungsstufen an: 2D-Planungen nach Grundriss oder Aufmaß, im Projektbereich 3D-Planungen zusammen mit den Herstellern und auf Wunsch einen Musterarbeitsplatz (siehe Planung, Montage und Umzugsservice von Büroeinrichtungen Ritz).

Richten Sie Bildschirmarbeitsplätze so aus, dass niemand direkt ins Fenster blickt oder es im Rücken hat, wo es sich im Bildschirm spiegelt. Wie ein einzelner Arbeitsplatz ergonomisch eingerichtet wird, beschreibt der Leitfaden für den ergonomischen Büroarbeitsplatz. Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung hat außerdem die DGUV Information 215-441 „Büroraumplanung“ herausgegeben.

Demontage, Beschriftung und Transport

Ob am neuen Standort zügig montiert wird oder erst Teile gesucht werden, entscheidet die Beschriftung. Jedes Möbel bekommt ein Etikett mit seinem Code, zerlegte Möbel auf jedem Einzelteil, Umzugskartons ebenso. Verwenden Sie Klebeband, das sich rückstandsfrei löst, und testen Sie es auf Furnier an einer verdeckten Stelle. Fotografieren Sie vor dem Abbau Konfigurationen und Kabelführungen. Schrauben, Beschläge und Bodenträger kommen in beschriftete Beutel am zugehörigen Möbel. Außerdem gilt:

• Schränke und Container werden geleert. Die Schlüssel ziehen Sie ab, beschriften sie und sammeln sie mit einer Schlüsselliste an einer Stelle, denn im Schloss steckend brechen sie beim Transport leicht ab.
• Elektrisch höhenverstellbare Tische fahren Sie in die unterste Stellung, bevor der Netzstecker gezogen wird. Handschalter und Kabel sichern Sie am Gestell.
• Glasplatten und Glasansätze werden gesondert verpackt.
• Bürodrehstühle bekommen den Namen ihres Nutzers, damit jeder seinen eingestellten Stuhl zurückerhält.

Für den Transport reservieren Sie den Aufzug bei der Hausverwaltung, schützen Böden und Türzargen und beantragen bei Bedarf eine Halteverbotszone, am alten wie am neuen Standort. Klären Sie außerdem, wer welche Aufgabe übernimmt. Beim Umzugsservice von Büroeinrichtungen Ritz baute das Montageteam die Möbel ab, verpackte, transportierte und montierte sie, während die Kunden selbst für Ab- und Aufbau ihrer EDV sorgten. Wer Rechner abklemmt und Bildschirme transportiert, braucht ein eigenes Zeitfenster.

Montage am neuen Standort und Abnahme

Montiert wird vom Großen zum Kleinen: zuerst Schrankwände, Raumteiler und Empfangstheke, danach die Arbeitsplätze nach Stellplan, zuletzt Container und Stühle. So steht nichts im Weg, wenn große Teile in die Räume getragen werden. Achten Sie dabei auf diese Punkte:

• Tische stehen waagerecht und in einer Flucht, verkettete Tische sind fest verbunden.
• Türen und Auszüge werden nachjustiert, denn nach einem Transport hängen sie oft schief.
• Hohe Schränke werden gegen Kippen gesichert.
• Kabelkanäle und Kabelauslässe sind montiert, bevor die EDV angeschlossen wird.
• Jeder Bürodrehstuhl wird auf seinen Nutzer eingestellt.

Zur Abnahme gehen Sie mit Stellplan und Bestandsliste Raum für Raum durch: Steht jedes Möbel an seinem Platz, ist es unbeschädigt und vollständig, liegen alle Schlüssel vor? Mängel kommen mit Foto, Zuständigem und Termin ins Abnahmeprotokoll. Transportschäden melden Sie sofort, solange sich noch klären lässt, wann sie entstanden sind.

Arbeitsplätze, Akustik und Platz im neuen Büro prüfen

Ob die neuen Räume für die geplanten Arbeitsplätze reichen, prüfen Sie am besten am Stellplan, bevor der Mietvertrag unterschrieben ist. Den Rahmen setzt die Arbeitsstättenverordnung, konkretisiert durch die Technische Regel für Arbeitsstätten ASR A1.2 „Raumabmessungen und Bewegungsflächen“. Sie nennt als Grundfläche mindestens 8 m² für den ersten und 6 m² für jeden weiteren Arbeitsplatz, außerdem eine freie Bewegungsfläche von mindestens 1,5 m² je Arbeitsplatz. Zeichnen Sie diese Bewegungsfläche im Stellplan an jedem Schreibtisch ein und kontrollieren Sie, ob Container, Schranktüren oder Laufwege hineinragen.

Für den Lärm am Arbeitsplatz konkretisiert die ASR A3.7 „Lärm“ die Arbeitsstättenverordnung; was das für Mehrpersonenbüros bedeutet und welche Möbel gegen Hall und Mithören helfen, erklärt der Ratgeber Büroakustik verbessern ohne Umbau. Schon mit dem Stellplan können Sie einiges für ruhigere Arbeitsplätze tun:

• Teams, die viel telefonieren, sitzen getrennt von Kollegen, die konzentriert arbeiten müssen.
• Drucker und Kopierer bekommen einen eigenen Bereich abseits der Schreibtische.
• Hohe Schränke stehen dort, wo sie zwischen den Zonen abschirmen können.

Hallt ein Raum trotzdem stark, etwa wegen großer Glasflächen und harter Böden, ziehen Sie einen Fachbetrieb für Raumakustik hinzu, am besten bevor die Möbel stehen.

Zeitplan rückwärts vom Einzugstermin

Ein Umzug hat meist nur einen festen Punkt: den Tag, ab dem am neuen Standort gearbeitet wird, oft gekoppelt an das Ende des alten Mietvertrags. Wie lange die einzelnen Schritte dauern, hängt von Bürogröße, Möbelmenge und Lieferzeiten ab; verlässliche Pauschalwerte gibt es dafür nicht. Lassen Sie sich die Dauer jedes Schritts deshalb vom Montagebetrieb und vom Möbelhändler nennen und rechnen Sie vom Einzugstermin aus zurück. So ergibt sich, wann Sie spätestens anfangen müssen. In der Reihenfolge der Arbeit sieht der Plan dann so aus:

Zuerst: Bestand und Stellplan

Am Anfang stehen die Bestandsaufnahme und die Entscheidung, was mitzieht und was neu kommt. Darauf folgen Aufmaß und Abstimmung mit den Abteilungen, bis der Stellplan freigegeben ist. An dieser Freigabe hängen alle weiteren Schritte.

Danach: Bestellung und Installation

Sobald der Stellplan steht, bestellen Sie die neuen Möbel und lassen sich den Liefertermin schriftlich bestätigen. Parallel läuft die Elektro- und Netzwerkinstallation am neuen Standort. Sie richtet sich nach dem Stellplan, denn erst er legt fest, wo Steckdosen, Netzwerkdosen und Bodentanks gebraucht werden. Bis zur Montage muss sie abgeschlossen sein. Die neuen Möbel sollten rechtzeitig vor der Montage eintreffen, je nach Platz vor oder nach dem Transport. In dieser Phase reservieren Sie auch den Aufzug und beantragen bei Bedarf die Halteverbotszone.

In der letzten Woche: räumen und beschriften

Die Mitarbeiter leeren Arbeitsplätze und Schränke, Möbel und Kartons bekommen ihre Etiketten, die Schlüssel werden abgezogen und in der Schlüsselliste erfasst. Was bis dahin erledigt sein muss, fasst die Checkliste für die Umzugswoche weiter unten zusammen.

Am Umzugstag: Abbau, Transport, Montage

Am alten Standort wird demontiert, dann transportiert und am neuen Standort montiert, beginnend mit den großen Elementen; in größeren Büros verteilt sich das auf mehrere Tage. Rechner und Bildschirme kommen erst, wenn die Tische stehen. Nach der Montage folgt die Abnahme, und bis zum Einzug planen Sie einen Puffer für Nacharbeiten ein, damit am Einzugstermin alle Arbeitsplätze stehen und die EDV läuft.

Nach dem Einzug: prüfen und übergeben

Setzen Sie sich mit jedem Mitarbeiter einmal an seinen Platz: Passen Tischhöhe und Stuhl, und spiegelt sich nichts im Bildschirm? Offene Punkte aus dem Abnahmeprotokoll arbeiten Sie nach den vereinbarten Terminen ab, und die alten Räume übergeben Sie mit dokumentierten Schäden an den Vermieter.

Checkliste für die Umzugswoche

• Der aktuelle Stellplan hängt in jedem Raum des neuen Büros, die Codes stimmen mit den Etiketten überein.
• Der Aufzug ist reserviert, Boden- und Türschutz liegt bereit, die Halteverbotszone ist genehmigt und ausgeschildert.
• Alle Schränke und Container sind leer, die Schlüssel abgezogen, beschriftet und in der Schlüsselliste erfasst.
• Kleinteile stecken in beschrifteten Beuteln am Möbel, Glasteile sind gesondert verpackt, Handschalter elektrischer Tische gesichert.
• Steckdosen, Netzwerkdosen und Bodentanks am neuen Standort sind an den Plätzen laut Stellplan geprüft.
• Das Zeitfenster für die EDV ist mit dem Montageteam abgestimmt: Die Tische stehen, bevor Rechner und Bildschirme kommen.
• Das Abnahmeprotokoll liegt bereit.
• Jeder Mitarbeiter weiß, wo sein Platz ist, und findet dort seinen eingestellten Stuhl.
• Die alten Räume sind leer, verbliebene Schäden für die Übergabe an den Vermieter dokumentiert.

Quellen und Regelwerke

• Verordnung über Arbeitsstätten (Arbeitsstättenverordnung, ArbStättV), Anhang, Nr. 1.2 (Raumabmessungen) und Nr. 3.7 (Lärm)
• ASR A1.2 „Raumabmessungen und Bewegungsflächen“, Fassung vom 15.08.2013, zuletzt geändert am 01.03.2022
• ASR A3.7 „Lärm“, Fassung vom 24.03.2021
• DGUV Information 215-441 „Büroraumplanung – Hilfen für das systematische Planen und Gestalten von Büros“
• Archivseite „Leistungen“ von Büroeinrichtungen Ritz auf dieser Website (Planung, Montage, Umzugsservice)