Besprechungsraum einrichten: Möbel, Raum und Akustik

Richten Sie einen Besprechungsraum nach seiner Nutzung ein: Klären Sie zuerst, ob dort vor allem diskutiert, geschult oder präsentiert wird, und wählen Sie danach Tischform und Stühle. Präsentationstechnik, Licht und Akustik entscheiden anschließend darüber, ob alle Teilnehmer gut sehen und verstehen, auch die per Video Zugeschalteten.

Nutzung klären: Besprechung, Seminar, Präsentation

Auf der restaurierten Seite Konferenzanlagen für Seminar, Konferenz und Meeting unterschied Büroeinrichtungen Ritz den flexibel nutzbaren Seminarraum mit Technik wie Beamer, PC oder Whiteboard, den Konferenzraum für die offene Kommunikation und den Meetingraum für Projektarbeit und Kundengespräche. Jeder dieser Räume braucht andere Möbel. Fragen Sie sich vor der Planung:

• Wie viele Personen sitzen üblicherweise am Tisch, und wie viele kommen zum größten regelmäßigen Termin?
• Wird diskutiert und entschieden, oder spricht eine Person vor einer Gruppe?
• Empfangen Sie dort Kunden, und soll der Raum deshalb repräsentativ wirken?
• Sind es kurze Abstimmungen oder ganztägige Workshops?
• Werden regelmäßig Teilnehmer per Video zugeschaltet?
• Soll sich der Raum schnell für ein anderes Format umbauen lassen?

Ein Beispiel: Ein Team, das sich jeden Morgen kurz abstimmt, kommt ohne repräsentativen Konferenztisch aus: Freie Fläche, eine beschreibbare Wand und vielleicht ein Stehtisch genügen. Für Verhandlungen mit Kunden zählen dagegen ein ruhiger Raum und Stühle, auf denen man auch nach Stunden noch gern sitzt.

Raumgröße, Platz pro Teilnehmer und Wege

Pauschale Quadratmeterangaben pro Teilnehmer helfen wenig, denn Tischform und Stuhlmodell verändern den Platzbedarf erheblich. Planen Sie mit den echten Maßen der Möbel und achten Sie vor allem auf die Flächen um den Tisch:

• hinter jedem Stuhl genug Raum, um aufzustehen und den Stuhl zurückzuschieben, ohne an Wand oder Sideboard zu stoßen;
• einen Durchgang hinter den Stühlen, damit niemand eine ganze Reihe aufstehen lassen muss;
• freie Fläche vor Bildschirm, Whiteboard und Flipchart, auf der sich die vortragende Person bewegen kann;
• Türen, die sich ungehindert öffnen lassen, auch wenn alle Plätze besetzt sind.

Ein einfacher Praxistest: Kleben Sie die Umrisse von Tisch und Stühlen mit Kreppband auf den Boden des leeren Raums, stellen Sie einige vorhandene Stühle dazu und gehen Sie alle Wege ab. Genauer wird es mit einem maßstäblichen Stellplan auf Basis des Grundrisses, wie ihn die Planungsleistungen von Büroeinrichtungen Ritz vorsahen. Steht ein Umzug an, planen Sie den Besprechungsraum gleich mit; wie das geht, beschreibt der Ratgeber zur Planung eines Büroumzugs.

Wird ein Besprechungsraum dauerhaft als Arbeitsraum genutzt, etwa als Projektbüro, ist er anhand der Technischen Regeln für Arbeitsstätten zu prüfen, zum Beispiel der ASR A1.2 „Raumabmessungen und Bewegungsflächen“ zum Platzbedarf. Das klären Sie am besten gemeinsam mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit. Wie Sie die Arbeitsplätze darin einrichten, zeigt der Leitfaden zur ergonomischen Einrichtung von Arbeitsplätzen. Die DGUV hat außerdem die Fachbereichsinformation FBVW-404 „Gestaltung von Kommunikationsbereichen im Büro“ herausgegeben.

Tischformen und Bestuhlung (Boardroom, U-Form, Block)

Die Tischform legt fest, wer wen sieht und wer das Gespräch führt. Die gängigen Anordnungen im Vergleich:

Im Archiv von Büroeinrichtungen Ritz sind verschiedene Tischformen dokumentiert, etwa ein Konferenztisch in Tonnenform von Febrü, ein elektromotorisch höhenverstellbarer Besprechungstisch in Ellipsenform von Rohde & Grahl sowie Seminartische in Trapez- und Rechteckform (siehe Archiv der Besprechungs-, Konferenz- und Seminartische).

Planen Sie bei großen Tischen Strom am Platz ein, nicht nur an der Wand. Ein Kabelkanal unter der Platte und Kabelauslassdosen im Tisch, wie sie das Archiv bei einer Febrü-Schreibtischanlage mit gläsernem Besprechungsansatz aufführt, halten Kabel vom Boden fern und vermeiden Stolperfallen.

Konferenzstühle: Sitzkomfort bei langen Terminen

Auf der restaurierten Stuhlseite heißt es, der Sitzkomfort sei auch „im Meeting oder Seminar“ entscheidend für das Wohlgefühl. Für eine kurze Abstimmung genügt ein bequemer Besucherstuhl; wer einen ganzen Tag im Workshop sitzt, braucht einen Stuhl, der Bewegung zulässt und den Rücken stützt.

• Freischwinger federn leicht nach, kommen ohne Rollen aus und wirken luftig. Für sehr lange Sitzungen fehlen ihnen meist Einstellmöglichkeiten.
• Konferenzsessel mit hohem Rücken und Mechanik passen in repräsentative Räume. Das Archiv zeigt etwa den Lederkonferenzsessel Salo von Febrü mit Tiefenfederung und Rückholmechanik.
• Drehstühle mit Synchronmechanik lohnen sich, wenn im Raum regelmäßig lange gearbeitet wird. Welche Funktionen zählen, erklärt der Ratgeber zum ergonomischen Bürostuhl.

Leicht übersehen werden diese Fragen: Passen die Armlehnen unter die Tischplatte, damit man nah genug heranrücken kann? Und passen Rollen oder Gleiter zum Bodenbelag? Am meisten verrät ein Probesitzen, das so lange dauert wie ein echter Termin. Eine Übersicht der Stuhltypen bietet der Bereich Bürostühle und Konferenzbestuhlung.

Präsentation: Whiteboard, Flipchart, Bildschirm, Sichtlinien

Prüfen Sie für jeden geplanten Platz, ob man von dort die Präsentationsfläche sieht, ohne sich umzudrehen. Am Boardroom-Tisch gehört sie an die Stirnseite, denn an einer Längsseite müssten die Teilnehmer auf derselben Seite den Hals verdrehen. Bei der U-Form steht sie an der offenen Seite.

• Whiteboard: braucht eine freie Wandfläche ohne Möbel davor und Licht, das nicht auf der Fläche spiegelt. Mobile Whiteboards auf Rollen lassen sich zwischen Räumen teilen.
• Flipchart: steht neben der Präsentationsfläche statt davor und braucht eine Wand, an die beschriebene Blätter gehängt werden dürfen.
• Bildschirm oder Beamer: Ein großer Bildschirm ist bei Tageslicht meist besser lesbar als eine Projektion. Ein Beamer braucht einen Standort, an dem niemand durch den Lichtkegel läuft.

Beim Licht entscheidet die Lage der Fenster. Ein Fenster hinter dem Bildschirm blendet alle, die darauf schauen; ein Fenster gegenüber spiegelt sich darin. Ideal ist seitlich einfallendes Tageslicht, dazu Jalousien oder Vorhänge, die sich für Präsentationen schließen lassen. Bei Videokonferenzen kommt hinzu: Die Gesichter der Teilnehmer sollten von vorn beleuchtet sein. Sitzen sie mit dem Rücken zum Fenster, sieht die Gegenseite nur Umrisse. Die Kamera gehört an den Bildschirm, damit die Teilnehmer beim Blick auf die Zugeschalteten zugleich in die Kamera schauen.

Akustik und Sprachverständlichkeit im Besprechungsraum

Im Besprechungsraum muss jedes Wort über den ganzen Tisch hinweg ankommen. DIN 18041 „Hörsamkeit in Räumen“ ordnet Konferenzräume der Gruppe A zu (Hören über mittlere und große Entfernung), Büros dagegen der Gruppe B (Hören über kurze Entfernung). Die VDI 2569 „Schallschutz und akustische Gestaltung in Büros“ überträgt ihre Empfehlungen zum Schallschutz sinngemäß auf Besprechungsräume und verweist für deren Raumakustik auf DIN 18041.

Viele Besprechungsräume sind akustisch schwierig: Glaswände zum Flur und eine harte Tischplatte, dazu glatte Wände für Bildschirm und Whiteboard. Der Raum hallt, und bei Videokonferenzen nimmt das Mikrofon den Hall mit auf. Für die Zugeschalteten klingt dann jeder Sprecher, als säße er in einem leeren Treppenhaus. Mit Möbeln und Textilien lässt sich gegensteuern: Wand- oder Bildabsorber gegenüber dem Bildschirm und Vorhänge vor den Glasflächen nehmen dem Raum den Hall, ein Teppich unter dem Tisch dämpft Stuhlrücken und Schritte.

Ob vertrauliche Gespräche durch Wände und Türen nach außen dringen, lässt sich mit Möbeln dagegen kaum beeinflussen. Das ist ein Fall für einen Fachbetrieb für Raumakustik. Welche Möbel und Absorber im übrigen Büro helfen, beschreibt der Ratgeber Büroakustik verbessern mit Stellwänden und Absorbern.

Flexible Räume: stapelbar, klappbar, mobil

Oft dient derselbe Raum montags der Teamrunde und donnerstags der Schulung. Auf der restaurierten Seite zu Konferenzanlagen heißt es dazu knapp: „statisch oder klappbar“.

Stapelstühle schaffen Platz, wenn der Raum leer sein soll. Planen Sie dafür einen Abstellort ein, denn ein Stapel in der Ecke nimmt genau den Platz weg, den Sie gewinnen wollten. Bei Schulungen ersetzen klappbare Seminarstühle mit Schreibtablar den Tisch. Ein Beispiel aus dem Archiv der Seminar- und Besucherstühle ist der Seminarstuhl flip von Rohde & Grahl, entworfen von Giancarlo Piretti: mit klappbarem Sitz und federnd gelagertem Rückenteil, stapelbar, mit und ohne Schreibtablar.

Klapptische und Tische auf Rollen lassen sich ohne Hilfe umstellen, wenn Gewicht, Feststellbremsen und Klappmechanik dafür ausgelegt sind; probieren Sie das vor dem Kauf selbst aus. Elektrisch höhenverstellbare Besprechungstische, im Archiv etwa das Ellipsenmodell von Rohde & Grahl, lassen sich in der Höhe an die Runde anpassen. Ob ein Modell bis auf Stehhöhe fährt, zeigt das Datenblatt.

Ein Stapelstuhl ist allerdings für einen ganztägigen Workshop selten die beste Wahl. Wer beides braucht, kombiniert bequeme Konferenzstühle für den Alltag mit einem Satz Stapelstühle für große Termine.

Checkliste vor der Möblierung

• Die Hauptnutzung ist festgelegt, und das größte regelmäßige Format ist bekannt.
• Die Tischform passt zur Nutzung, alle Plätze haben freie Sicht auf die Präsentationsfläche.
• Tisch und Stühle sind mit echten Maßen geprüft, im Grundriss oder mit Kreppband auf dem Boden.
• Hinter den Stühlen und vor der Präsentationsfläche bleibt Platz, die Türen gehen frei auf.
• Strom und Anschlüsse am Tisch sind eingeplant, Kabel liegen nicht im Weg.
• Die Stühle sind über die Dauer eines echten Termins getestet, die Armlehnen passen unter die Tischplatte.
• Kein Fenster blendet hinter dem Bildschirm, Jalousien oder Vorhänge sind vorgesehen.
• Akustik: Klingt der leere Raum hallig, sind Absorber, Vorhang oder Teppich eingeplant.
• Kamera und Mikrofon für Videokonferenzen haben einen festen Platz, die Gesichter werden von vorn beleuchtet.
• Für Stapelstühle und mobile Elemente gibt es einen Abstellort außerhalb des Raums.

Quellen und Regelwerke

• DIN 18041 „Hörsamkeit in Räumen“, Ausgabe 2016-03
• VDI 2569 „Schallschutz und akustische Gestaltung in Büros“, Ausgabe 2019-10
• ASR A1.2 „Raumabmessungen und Bewegungsflächen“, Fassung 15.08.2013, zuletzt geändert 01.03.2022
• DGUV Fachbereichsinformation FBVW-404 „Gestaltung von Kommunikationsbereichen im Büro“
• Restaurierte Archivseiten von Büroeinrichtungen Ritz: Konferenzanlagen, Bürostühle, Leistungen, Aktionen